بی شک وقتی یک مالک کسب و کار پا در مسیر رشد و تکامل می گذارد، نیازمند ابزارهای ارتباطی می شود، سرعت و عمر حرکت، زمان شروع کسب و کار، میزان نفوذ محصول و خدمات در بیت اقشار بازارهدف، اندازه بازار هدف و البته روشهای بازاریابی وی، سبب می شود تا اطلاعات متنع و زیادی از مخاطبین خود در گروههای مختلف بدست آورد. من جمله مشتریان، همکاران، پیمانکاران و به طور کل ذی نفعان سازمان.

جمع آوری این اطلاعات اگر طبق یک رویه تعریف شده نباشد، محل نگهداری اطلاعات اگر مهندسی نشده باشد و صحت اطلاعات اگر تایید نشده باشد، صاحب کسب و کار و مدیران و همکاران او در یک بازه میان مدت با حجمی از اطلاعات در هم ریخته روبرو هستند که قطعا همه اطلاعات مورد نیاز از مخاطبین نیست و نمی توان تخمین زد چند درصد از آنها تکمیل است.

در این صورت هزینه نگهداری به شدت افزایش می یابد تا جایی که امحای آن اطلاعات به صرفه تر از نگهداری آنهاست و این یعنی از بین بردن بخش مهمی از دانش سازمانی. هر زمان که بخواهند از این اطلاعات استفاده نماین علاوه بر اینکه دسترسی به آنها کند و فرساینده است، اطمینانی هم نمی توانند به درستی آنها بکنند لذا تصمیم هایی گرفته می شود که دقت بسیار پایینی دارد.